הכל, לכולם, במקום אחד

במסגרת כנס המוני אקספו, בו התקיים המושב המקצועי "בין חירום לשיגרה: חדשנות דיגיטלית בתקופת מלחמה", בהובלת מערך הדיגיטל הלאומי, שמענו על הפתרון של עיריית גני תקווה לריכוז כלל המידע – לכל קהלי היעד – בפלטפורמה אחת.


רותם רשטיק עינב

האתגר אותו רצו לפתור בעיריית גני תקווה הוא היכולת לתכלל את כלל הפעילויות המופקות ברשות. אם בעבר, היה גורם אחד שמפיק אירועים ברשות המצב היום שכמעט כל מחלקה / אגף ברשות, וכן גורמים שונים המטפלים בקהילות ותחומי רוחב מפיקים כולם אירועים ופעילויות. הדבר מייצר קושי בסנכרון ותיאום כלל הפעילויות בהיבטי- מועד, קהל יעד, מיקום ומינון אירועים שונים לקהלים שונים. כמו כן, הצורך לפרסם כל אירוע באמצעות מחלקת הדוברות, פונקציה עמוסה בשגרה ואף יותר בחירום, מייצר "צוואר בקבוק" לנושא פרסום האירוע.

הפתרון, המבוסס על פלטפורמה דיגיטלית לניהול קהילות של הסטרטאפ WITH, היה בשימוש בעיריית גני תקווה כבר משנת 2020, אבל לא היתה "שעת כושר" מספיק מתאימה כדי שכלל הגורמים יתפנו להטמיע את העבודה עם הפלטפורמה.

עם תחילת המלחמה הכאב הלאומי שפקד את כולנו פגש גם את הכאב הארגוני של תיאום הפעילויות, שהיה קיים מזה תקופה. מעבר לתפקיד הקלאסי של הרשות בחירום כגון פתיחת מקלטים, ניהול החמ"ל העירוני והפעלת כיתת הכוננות, בעיריית גני תקווה בחרו לטפל בכל האמצעים האפשריים גם בחוסן הנפשי של התושבים. בהינתן שהילדים היו בבית וההורים היו צריכים פתרונות להפעיל את הילדים, ובערב- מקום לפרוק, להרגיש ביחד ולהתחבק.

הפלטפורמה, איפשרה תוך זמן קצר מאוד לרכז את כלל הפעילויות המופקות בישוב במקום אחד, ולתושבים: למצוא את כל הפעילויות בקלות לפי תחומי עניין עם ממשק אחיד להרשמה לפעילויות, תזכורות ועדכונים ולוח אירועים מלא מתעדכן אוטומטית באתר העירוני (קיים ממשק בין WITH לאתר העירוני).

למארגני האירועים יתרונות רבים בשימוש בפלטפורמה: תיאום האירוע ופרסומו self service בלי צווארי בקבוק, ממשק לשליטה על הרישום לאירוע ותקשורת עם המשתתפים, אפשרות להשתמש בתבניות אחידות לפרסום ולרישום ועוד.

הרשות יכולה כיום לנהל את הפעילויות השונות, כמו מנצח על תזמורת, עם ניהול הידע בצורה אחידה bottom up"" מתוך היחידות השונות ועד לתושב, ויצירת מדיניות אחידה (לדוג`: כלי סליקה אחד, מדיניות ביטולים).


בתמונה: נוסח ההודעה שהוציאה ראש העיר ליזי דלריצ`ה לתושבי גני תקווה, בתאריך 12 לאוקטובר 2023.