מנשה הרשטיק בשנים האחרונות חלו שיפורים משמעותיים בתפקוד גופי השלטון המקומי. יחד עם זאת, בבואנו לתחומי חדשנות, ארגון-מתקדם וטכנולוגיה - לא נמצא מידע מספק אודות מנגנוני היגוי בהם נעשה שימוש.
• מאמר זה בוחן יישום למידת מצפן בנושאים הבאים:
• מרחבי ההיגוי (Steering Spaces) בממשל המקומי.
• המשך פיתוח עסקי-ארגוני-טכנולוגי של רשויות מועצות ותאגידים
• קבלת החלטות חכמות - ניהול, מתודולוגיה ותאימות לרגולציות.
מרחבי ההיגוי בממשל המקומי
מרחב היגוי (Steering Space) נגזר משיטת המרחב הפתוח (OST – Open Space Technology).
מדובר בשיטת התערבות בקבוצות גדולות, לתכנון וביצוע מאמצים במטרה לקבל החלטה. שיטת המרחב הפתוח מאפשרת להפגיש ולאחד אנשים, מכל סוג ארגון, סביב נושא ועניין משותף. בפגישות המרחב הפתוח, המשתתפים יוצרים ומתנהלים בעזרת מעגלי עבודה מקבילים סביב נושא אחד מרכזי, תוך חקירת הסוגייה/הנושא מאספקטים בכיוונים אחרים במפגשים השונים.
בעבודת המרכז לשלטון מקומי יתכנו “מקלות בגלגלים“
תלות בממשלה, ביורוקרטיה ורגולציה מכבידה, פערי ביצועים/יכולת/תקציב בין רשויות, תלות בכוח אדם מצומצם – בעיקר ברשויות קטנות: מעט עובדים נושאים בעומס רב; יש קושי לגייס מומחים בתחומים הבאים: משפטי, תכנון, דיגיטלי, חוסר יציבות פוליטית ומאבקי סמכויות, התמודדות עם מצב חירום ביטחוני מתמשך, דיגיטציה ואבטחת מידע – דרישה לעיר חכמה, מוקדי שירות מקוונים, ניהול מידע בזמן אמת; רוב הרשויות אינן ערוכות מבחינת תשתיות ואבטחת סייבר, חוסן חברתי ופערים קהילתיים ועוד.
בחינה לעומק של מנגנוני ההיגוי הפועלים כיום במסגרת הממשל המקומי, תוך התייחסות למשולש העבודה הכולל את מרכז השלטון המקומי, החברות הבנות והרשויות המקומיות מחייבת בחינת תהליכי קבלת ההחלטות, חלוקת הסמכויות והאחריות בין שלושת הגורמים, והאופן בו הם מתואמים זה עם זה.
בשלב ראשון מרחב ההיגוי יאפשר בחינת אפקטיביות לתהליכים, מבנים, יישומים המנחים את כיוון הארגון ומבטיחים שהוא יישאר במסלול לעבר מטרותיו. בהמשך, מרחב ההיגוי יאפשר קביעת כיוונים אסטרטגיים, ניהול משאבים, הפחתת סיכונים וקבלת החלטות מושכלות ע“י מיסוד ועדות היגוי, מודלים של ממשל ואסטרטגיות, מתודולוגית ניהול שינויים, קיום מעקב רציפות להחלטות המתקבלות. לבסוף, יאפשר מרחב ההיגוי פיקוח, בקרה ושיפור מתמיד בביצועי כלל הגופים במרכז השלטון המקומי.
מרחב היגוי מנוהל היטב יכול להבטיח:
• יישור: כל חלקי הארגון פועלים לקראת אותן מטרות, ומונעים חוסר התאמה וחוסר יעילות.
• התמודדות עם מורכבות: בעלי עניין מרובים, טכנולוגיות וגורמים סביבתיים.
• הסתגלות לשינויים: שינויים מהירים בסביבה קריטית להישרדות ולהצלחה של הארגון.
• קידום אחריותיות: ביסוס אחריות על ביצועים וקבלת החלטות.
• הנעת חדשנות: הנעת חדשנות וצמיחה.
פיתוח עסקי-ארגוני-טכנולוגי
הנחת עבודה הנה כי קיימת תוכנית אב למחשוב וכי הפרויקטים/פעילות בעירייה/רשות מנוהלים בהתאמה לעקרונותיה.
המשך פיתוח עסקי-ארגוני-טכנולוגי כולל:
קול קורא לרשויות להאט ’רק לרגע’ את המרוץ הבריא והנכון – אחר חדשנות פרקטית (זו המשפרת חוויית לקוח, בעיקר) לטובת בחינת הישגים כוללת, עד כה.
עידוד התבוננות וניתוח סוגיות הקשורות בארגון (הרשות) ובאקוסיסטם שלו – זאת לצד התמקדות נכונה בצרכים של הלקוח.
בחינה תאימות (Compliance) ועקיבות (Traceability) הפעילות בעירייה/רשות לתוכנית אב למחשוב – Project Portfolio Management (PPM).
תחילה, מה על הפרק?
האם ממומשת מנהיגות טכנולוגית בעירייה/רשות?
מנהיגות טכנולוגית מתחילה עם יצירת חזון ברור לגבי השפעת הטכנולוגיה על הארגון. לא מספיק להיות מנותבים לטכנולוגיה חדישה אלא להבין איך הטכנולוגיה הזו משתלבת בתמונה הרחבה - איך היא משפיעה על תהליכים תפעוליים, איך היא משדרגת את יכולות הצוותים, ואיך היא משרתת את מטרות החברה בטווח הקצר והארוך.
• האם קיימת תוכנית אב למחשוב (Master plan for Computing) עדכנית בעירייה/רשות?
• האם הפעילות/פרויקטים מנוהלים - Project Portfolio Management?
• האם קיימת תוכנית עבודה שנתית/רבעונית עדכנית? האם מוטמעים כלים מתקדמים לניהול פרויקטים (כגון Jira)?
• האם תהליכי עבודה עסקיים (Business Processes Management) ממופים, ממודלים ומנותחים Bottom-Up
ו-Top-Down?
• האם קיימת מדיניות ענן והאם BPM נלקח בחשבון במסגרת ההגירה לענן?
• האם מתבהרים ומתחדדים יעדים עסקיים ותפעוליים שהוגדרו בתוכנית האב למחשוב?
• האם מושג מענה לדרישות עסקיות, תפעוליות ומבצעיות?
• האם ניתן לשרטט אסטרטגיה ארגונית-תפעולית-מערכתית - ארכיטקטורה עסקית (Business Architecture) ?
• האם מושגת תאימות לדרישות ממשל (Governance) רגולציה (Regulation)?
• האם ניתן לבחון בשלב זה ROI? האם בוצע Value-stream למוצרים? |
קבלת החלטות חכמות:
ניהול, מתודולוגיה ותאימות לרגולציות
בעידן שבו רשויות מקומיות מתמודדות עם דרישות רגולטוריות הולכות ומחמירות, איומי סייבר בלתי פוסקים וטכנולוגיות שמתחלפות בקצב מסחרר - איכות ההחלטות היא הגורם שמכריע האם הרשות תצליח לעמוד ביעדיה או תישאר תקועה מאחור. היועץ הבכיר מנשה הרשטיק, מסביר איך להתמודד עם מכרזים, רגולציה ואיומי סייבר בדרג הבכיר.
מהם השירותים שאתה מציע לרשויות ולארגונים?
״משימת העל שלי היא לעזור לדירקטוריונים, ראשי ערים ומנכ"לים של חברות כלכליות להגיע להחלטות חכמות ומדויקות, כאלו שמביאות בחשבון את כלל הגורמים המשפיעים על הביצוע, כולל גורמים נסתרים. בנוסף, אני עוזר לרשויות ולארגונים למצוא דרכים יצירתיות ואפקטיביות לייעול שיטות עבודה ולהשבחת המידע דרך אוטומציות, מערכות IT חכמות וטכנולוגיות מתקדמות.״
מדוע בחרת להתמקד דווקא בדרג הבכיר?
״על כתפיהם של ראש העיר, המנכ״ל והדירקטוריון מונחות ההחלטות גורליות שמעצבות את העתיד של הרשות. מתוך היכרות של שנים רבות עם התחום אני יודע שלמרות כל ההתייעצויות – כולל התייעצויות עם מומחים – את ההכרעה הסופית הם מקבלים לבד. זו אחריות כבדת משקל הגורמת לתחושה של בדידות בצמרת. אני שם כדי לספק נקודת מבט מקצועית, ליווי צמוד ותמיכה נטולת פוליטיקה פנימית ואינטרסים. שותפות אמיתית שמאפשרת להגיע להחלטות הטובות ביותר, כאלו שמשרתות את התושבים ומובילות לשגשוג של הרשות.”
מניסיונך בעולם המוניציפלי, אם תצטרך לשים את האצבע על תחום אחד בו הרשויות המקומיות מועדות ליפול, מה הוא יהיה?
״חד משמעית - עולם המכרזים. אני נתקל כל הזמן במכרזים המנוסחים כמו רשימת מכולת. כתוצאה מכך מקבלי ההחלטות רוכשים עוד מערכות או טכנולוגיות שלא מתאימות לצרכיהן או שמעניקות פתרון רגעי. המציאות מוכיחה, פעם אחר פעם, שכל בעיה ארגונית היא שונה מהאחרת, ופעמים רבות נשענת על כשלים אחרים. לכן, פרסום מכרז מבלי להבין את הצרכים האמיתיים, התהליך, האנשים והרגולציה, יביא לבזבוז אדיר של כסף וזמן. לצערי, נתקלתי בלא מעט מקרים ש"הפתרון" יצר כאוס שלקח שנים לתקן.״
מניסיונך, איך מכרז מקצועי צריך להיראות?
״מכרז נכון וחכם הוא כזה שמגיע אחרי ניתוח מעמיק של הדרישות ומתן מענה מדויק לכל השאלות הקשות. הוא ממוקד תוצאות ולא פיצ׳רים או טכנולוגיה חדשנית ונוצצת, ומלכתחילה עומד בכל הרגולציות הנדרשות, בדגש על אבטחת מידע וסייבר. מכרז שכתוב נכון יכול לסנן ספקים לא רלוונטיים כבר בשלבים מוקדמים״.
תאר לי את עבודתך מול ארגונים ורשויות המקומיות?
״עבודה ממוקדת, יעילה ומהירה. צלילה מיידית לעומקם של דברים תוך הגדרת הצורך האמיתי של הרשות - בין אם מדובר בייעול תהליכי עבודה, בניית תוכנית עבודה דינמית או עמידה בתקנים ורגולציה.
כמו כן, אני משלב את הידע שלי בעולמות האוטומציה, הדיגיטציה וניהול האיכות, כדי שהביצוע יהיה מסודר, מדויק ואפקטיבי. העבודה כוללת, בין השאר, התייחסות לשימוש חכם בתקציבים הקיימים, בדיקה מהיכן להשיג משאבים ואיך לתעדף אותם כך שכל שקל יניב ערך אמיתי. כיועץֿ, המטרה שלי היא לא לייצר תלות, אלא להעצים את הצוותים ברשות, לשתף ידע ולהסיר חסמים. כשאני רואה שהארגון רץ קדימה לבד, אני מרגיש תחושה עזה של סיפוק.״
תוכל לשתף אותנו בסיפור הצלחה?
״עבדתי לאחרונה עם חברת סייבר מהמתקדמות בארץ. על אף שהמוצרים שלהם מתקדמים ברמה בינלאומית, החברה עצמה נוהלה באמצעות טבלאות אקסל וכדומה. בשלב מסוים ה"ניהול הידני" שיבש את הצמיחה הטבעית: חשבוניות לא יצאו בזמן, הנתונים לא היו מדויקים, והניהול הפיננסי היה על סף קריסה. בעלי החברה הבינו שהם חייבים מערכת שתארגן את הכול מחדש. בנקודה זו אני נכנסתי לתמונה והובלתי תהליך של ניתוח מערכתי מעמיק: איתרנו את הכשלים, הגדרנו צרכים מדויקים ויצאנו למכרז ממוקד מאוד.
בחרנו מערכת שמתאימה אחד לאחד לצרכי החברה, והטמענו אותה בצורה נכונה ומהירה תוך עמידה בכל הרגולציות המחמירות. תוך זמן קצר צווארי הבקבוק נעלמו, הגישה למידע השתפרה והחברה החלה לרוץ קדימה בביטחון וביעילות. זו דוגמה אחת מתוך רבות לפתרון מדויק, להבנת הצרכים של החברה ולעבודה יסודית ואיכותית.״
